第一章 总则
第一条 为规范学校采购代理工作,维护学校合法权益,结合学校实际,特制定本办法。
第二条 本办法适用于政府集中采购目录之外,达到学校采购限额的货物、服务、工程类项目的采购代理机构遴选与管理。《政府集中采购目录和采购限额标准》以上级主管单位公布执行的为准,学校采购限额标准为20万元及以上。此处所指的服务不含维修改造工程项目涉及的设计、技术咨询、造价咨询、监理服务。
第三条 学校成立以主管校领导任组长,校办公室、财务处、资产管理处、后勤管理处(基建处)、审计处负责人为成员的采购代理机构遴选管理工作领导小组。领导小组办公室设在资产管理处,牵头组建采购代理机构遴选工作评审小组,负责采购代理机构的遴选、采购代理机构库的建设和管理。
第二章 采购代理机构遴选
第四条 采购代理机构的资质条件:被遴选的采购代理机构须取得国家或天津市有关单位认定的货物、服务、工程类项目采购代理的有效资质。
第五条 采购代理机构按照货物、服务类采购代理机构和工程类采购代理机构两个维度进行遴选,遴选程序为:
(一)学校编制遴选《工作方案》;
(二)学校发布《遴选公告》;
(三)采购代理机构编制并提交报名申请材料;
(四)学校接受采购代理机构的遴选申请报名;
(五)学校委派领导小组办公室对参加遴选的采购代理机构进行资格审查,初筛报名申请材料是否符合要求,领导小组办公室完成《初审报告》并提交领导小组审议后,确定第一轮入围名单;
(六)学校委派领导小组办公室向兄弟高校发出《高校同行鉴定邀请函》,由兄弟高校资产管理处同行担任评委,就以往合作不佳、出现违规或重大疏漏等情况,提出否定鉴定意见,领导小组办公室完成《同行鉴定意见汇总报告》并提交领导小组审议后,确定第二轮入围名单;
(七)学校组建采购代理机构遴选工作评审小组;
(八)采购代理机构遴选工作评审小组校内成员对第二轮入围的采购代理机构进行实地考察并打分,完成《考察报告》。因疫情等特殊情况无法去达现场或不适合实地考察的,由采购代理机构按照学校要求提供视频资料,原则上,视频时长不少于5分钟,其内容须体现出单位详细地址、坐落位置的交通便捷度、停车场情况、整体办公环境、评标室状况等学校要求必须明示的点位信息等;
(九)学校组织现场评审会,采购代理机构遴选工作评审小组全体成员担任评委,审阅采购代理机构提交的报名申请材料并打分,结合实地考察和现场评审打分,进行综合评议,完成《评审报告》,确定第三轮入围名单;
(十)领导小组听取汇报或审阅《评审报告》,确定拟进入学校采购代理机构库名单,提请校长办公会审议。
第六条 学校遴选采购代理机构,须在校园网、官方微信等媒介发布《遴选公告》。《遴选公告》发布与遴选申请报名截止时间间隔不得少于5个工作日。《遴选公告》主要包括:采购代理机构的资质、工作内容与人员要求、遴选申请书递交方式与递交地点、遴选申请报名截止时间等。
第七条 采购代理机构具有下列情形之一的,学校不接受其遴选申请:
(一)财产依法被接管、冻结的;
(二)被依法责令停业且在处罚期内的;
(三)近三年因弄虚作假、围标、串标等行为,受到行政或刑事处罚的;
(四)代理的同一项目两次及以上被质疑成功,在采购文件的编写、评审、组织等方面存在不足,专业水平不够高,采购效率低下,采购流程不够严谨的;
(五)未按规定时间和方式提交遴选申请书的。
第八条 采购代理机构遴选工作评审小组由校外相关领域专家、兄弟高校同行代表和学校财务处、资产管理处、后勤管理处(基建处)的代表共五人组成,负责对参加遴选的采购代理机构进行考察和评审,撰写《考察报告》《评审报告》等。审计处全程监督遴选过程。
第九条 采购代理机构遴选,采用综合评议法。评议指标主要包括:采购代理机构资质、业绩、代理方案、报价、交通、环境状况等。
第十条 采购代理机构库的建立与管理。领导小组办公室按照校长办公会审议确定的采购代理机构名单,建立货物、服务类采购代理机构库和工程类采购代理机构库。采购代理机构库所含的采购代理机构数量,参考当年遴选的实际情况与未来需求而确定。当采购代理机构库所含的采购代理机构数量少于原遴选数量的1/2时,应组织新一轮遴选。
第三章 采购代理机构管理
第十一条 采购代理机构的确定。原则上,由领导小组办公室根据采购项目类型,从相应的采购代理机构库中随机抽取采购代理机构,审计处监督此过程。
第十二条 采购代理合同的签订。领导小组办公室代表学校与采购代理机构签订合同,在合同约定的范围内实施委托代理。原则上,每次签订合同期限为三年,逐年签订。采购代理过程中产生的相关费用按上级有关规定执行。
第十三条 采购代理机构接受学校委托,代理下列全部或部分事项:
(一)代拟和发布采购公告;
(二)代拟和出售采购文件;
(三)协助审查潜在供应商资格;
(四)组织供应商踏勘现场和答疑;
(五)协助依法组建评审委员会;
(六)接受采购报名、组织项目评审;
(七)代拟项目评审报告;
(八)发布采购结果公告、协助签订合同;
(九)协助签订项目验收报告;
(十)与学校约定的其他事项。
第十四条 采购代理机构在履行法律法规规定的采购程序同时,还应严格履行下列工作程序:
(一)评审程序。由学校委派的代表和天津市专家库中随机抽取的专家组成评审委员会,负责评审工作,形成评审报告;
(二)依据评审委员会形成的评审报告,推荐或确定成交供应商;
(三)与学校约定的其他工作程序。
第十五条 采购代理机构在代理活动中不得有下列行为:
(一)与采购项目相关方有隶属关系、合作经营关系以及其他利益关系;
(二)从事与代理项目有关的咨询活动;
(三)向他人转让代理业务;
(四)超越资格许可范围或超越委托合同约定的内容实施代理;
(五)与采购项目相关方串通,损害学校合法权益;
(六)不遵循法律法规规定的采购程序实施代理;
(七)泄露应当保密的与采购项目有关的情况和资料;
(八)不接受学校委派的监督小组对采购活动的监督;
(九)接受监督检查或汇报工作时,弄虚作假、隐瞒事实真相;
(十)篡改经采购人同意并加盖了采购人公章的成果文件;
(十一)法律、法规禁止的其他行为。
第十六条 采购代理机构应随时接受学校委派的监督小组或人员对采购项目流程的监督。
第十七条 采购代理机构应完整地保存采购过程中所有的记录(影音)、资料和文件,并按照学校采购档案管理的要求,为学校提供相关材料。
第十八条 采购代理机构的考核和处罚。学校定期组织对采购代理机构进行工作考核。考核结果合格的继续留用,其他情况按下述条款处理。
(一)采购代理机构有第七条(一)、(二)、(三)情形之一的,立即从学校采购代理机构库中除名,取消其代理合同,追究其法律责任;
(二)采购代理机构有第十五条行为之一的,立即从学校采购代理机构库中除名,取消其代理合同,追究其法律责任。
第四章 附则
第十九条 本办法由采购代理机构遴选管理工作领导小组办公室负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起执行,原《天津外国语大学货物、服务类招标代理机构遴选管理办法》(津外大校〔2018〕74号)同时废止。